Rimborsi spese agli amministratori: regole fiscali, limiti e obblighi di tracciabilità
I rimborsi spese riconosciuti agli amministratori richiedono particolare attenzione sotto il profilo fiscale, poiché il loro trattamento varia in base alla tipologia di incarico svolto e alla natura delle spese sostenute.
Il primo aspetto da considerare riguarda la qualificazione del compenso dell’amministratore. Nella maggior parte dei casi esso è assimilato al reddito di lavoro dipendente; quando invece l’incarico viene svolto nell’ambito della propria attività professionale, il compenso rientra tra i redditi di lavoro autonomo. Questa distinzione determina l’applicazione di regole fiscali differenti anche per i rimborsi spese.
Trasferte nel Comune e fuori Comune
Le spese sostenute per trasferte effettuate all’interno del Comune sono generalmente imponibili per l’amministratore e comprendono anche gli eventuali rimborsi chilometrici. Fanno eccezione i titoli di viaggio relativi ai mezzi pubblici di linea, che mantengono un trattamento agevolato.
Diversa è la disciplina per le trasferte fuori Comune, dove è possibile beneficiare di un regime fiscale più favorevole. I rimborsi possono essere corrisposti in forma forfettaria, analitica oppure mista, purché siano rispettate le condizioni previste dalla normativa.
Limiti di deducibilità
Per le spese di vitto e alloggio sostenute durante le trasferte fuori Comune sono previsti specifici limiti di deducibilità:
- 180,76 euro al giorno per le trasferte effettuate in Italia;
- 258,23 euro al giorno per le trasferte all’estero.
I biglietti ferroviari, aerei e degli altri mezzi pubblici di linea rimangono invece integralmente deducibili, mentre le indennità chilometriche seguono le tariffe ACI. Le ulteriori spese documentate non sono soggette ai medesimi limiti.
Obbligo di pagamenti tracciabili
Dal 2025 la normativa ha introdotto nuovi obblighi di tracciabilità per alcune categorie di spese sostenute sul territorio nazionale.
In particolare, devono essere effettuati con strumenti di pagamento tracciabili i pagamenti relativi a:
- vitto;
- alloggio;
- servizi di taxi e noleggio con conducente (NCC).
Restano esclusi dall’obbligo di tracciabilità le indennità chilometriche e i titoli di viaggio dei mezzi pubblici di linea, che continuano a seguire la disciplina ordinaria.
Attenzione a documentazione e congruità
Oltre al rispetto delle regole fiscali, è fondamentale che ogni rimborso sia adeguatamente documentato e collegato all’effettiva attività aziendale.
La società deve poter dimostrare l’inerenza della trasferta attraverso una documentazione completa, pagamenti coerenti e un sistema di tracciabilità idoneo, così da evitare possibili contestazioni in sede di controllo.
